Kansallisarkisto on myöntänyt Kauhavan kaupungille luvan tietojen pysyvään säilyttämiseen yksinomaan sähköisessä muodossa 1.1.2018 alkaen.
– Fyysisten asiakirjojen määrä arkistosta vähenee, asianhallintasihteeri Pirjo Nieminen tarkentaa muutoksen seurauksia.
– Kunhan saamme vielä sähköisen allekirjoituksen käyttöön, esimerkiksi pöytäkirjat tulevat täysin sähköisiksi.
Sähköisen säilyttämisen lupa ei heltiä Kansallisarkistosta helposti. Kauhavalla projekti alkoi vuonna 2013 sähköisen tiedonohjaussuunnitelman laatimisella. Kaupungin kaikki toimintaprosessit on käyty läpi hallintokunnittain.
– Suomessa sähköisen säilyttämisen lupaa ei ole vielä kovin monella kunnalla, että siinä mielessä olemme edelläkävijöitä. Toimistosihteerit ovat tehneet kukin hallintokuntansa prosessien tiedonohjaussuunnitelmaa oman työnsä ohella. Suurin kiitos kuuluukin toimistohenkilökunnalle, joka on tehnyt todella mittavan työn luvan saamiseksi, hallintojohtaja Liisa Salo kiittelee.
